告别重复劳动：定制AI助手时代来临
定制化AI助手正日益普及。 即使没有专业的编程背景，你也能够创建自己的AI助手，从而提升效率。 关键在于，明确自身需求，并选择合适的AI平台。 文末附上主流AI平台的测评，供您参考。
生成式AI的确能节省时间，但频繁上传文件、重复输入提示词会降低效率。
因此，许多平台允许用户创建定制助手：ChatGPT的“定制GPT”，Claude的“项目”，Gemini的“Gem”。 这些助手能保存常用提示词，避免重复输入。
创建助手无需编程技能，却能完成多样任务。例如，我创建了一个AI营销助手，储备了过往的新闻稿、文章和帖子；每周用它进行头脑风暴，或将新闻稿拆分成社交媒体片段。我还创建了反馈助手、技术支持助手、研究总结器和项目跟踪器。 创建过程通常不到20分钟，却节省了大量时间。
作为数字化职场领域的从业者，我搭建过不少网站，但编程技能在创建这些助手时几乎用不上。过去两年，我创建了多种定制模型和助手，并帮助他人完善自己的助手。如果你能清晰地描述一个项目，或撰写一份工作描述，那么你就具备创建定制AI助手的能力。
让我们先看看AI助手能做什么，再探讨如何构建和使用它们。
AI助手的应用场景
定制化AI助手的用途广泛，以下是四个主要领域：
1. 写作、营销和沟通：AI助手可以协助撰写社交媒体帖子、报告、幻灯片，以及处理客户投诉。 相比于一次性提示词，定制助手能提供清晰的指导和示例，节省寻找资料的时间。
2. 操作指南和故障排除：向AI助手介绍你的技术设置，随时获得个性化解答。 同样的方法适用于财务、税务、数据分析、汽车使用说明等领域。 (请注意，生成型AI可能产生“幻觉”，需进行核实)。
这种方法还能更快地为客户提供建议。 客户成功分析师罗伯塔利用AI助手自动化处理常规客户咨询，从而专注于更复杂的问题，并提供更优质的回复。
3. 提高生产力和项目管理：定制AI助手可以对任务进行分类和优先级排序，从会议记录中提取行动事项，并构建和更新项目时间表。 例如，企业家萨拉·多普每天早晨使用一个Claude项目，规划任务优先级，并思考学习目标。 随着“智能体”的引入，基于聊天的AI助手也将能够直接连接到笔记应用、日历、任务列表等程序。
4. 战略建议、指导和培训：你可以创建一个随时在线的反馈平台，配备所需的专业知识，并根据你的偏好进行配置。 技术副总裁肯·罗曼诺创建了一个定制GPT模型，模拟经理的反馈意见，用于优化产品路线图并呈现给高管团队。
刚开始时，你可以在上述四个领域各创建一个通用AI助手。 但你可能会发现，创建更多专注于特定任务的助手，可以获得更好的结果，例如，分别创建用于撰写开发客户的邮件和制作推销演示文稿的助手。
创建专属定制助手：步骤详解
确定AI助手的用途后，按照以下步骤创建并使用它。
1、选择平台
你的选择可能取决于组织提供的AI工具，但如果你能自主选择，那就从自身需求出发。
例如，截至本文撰写时，ChatGPT是唯一一个可以通过语音与定制助手进行对话的平台。 如果你使用助手进行写作，Claude似乎对写作风格的把握最好，但它没有与互联网的实时连接。
如果你需要总结或分析谷歌文档或Gmail邮件线程，Gemini Gem则更具优势。 人工智能的回复还可能受到平台包含的训练数据以及其安全机制的影响；不同平台在如何使用你的聊天记录方面也存在差异，因此在选择平台之前，要了解这些差异。
2、开始尝试
创建新AI助手最简单的方法是通过聊天对话。提供包含背景信息或角色指令的提示词，这些是你认为AI平台为回答问题或完成任务所需要的。
即使是经验丰富的AI用户也会发现，在获得有用的回复之前，可能需要一些反复尝试；通过提供大量明确的反馈来加快这个过程。 (“第2、3和6点很好，但第1点过于冗长，第4和5点违反了我向你展示的品牌指南。”)
一旦你开始获得较为理想的结果，不妨回顾你所使用的指令，以及引导人工智能朝着正确方向改进的反馈信息。 然后，将这些内容加以整合，从而形成新助手自定义指令的初稿。 (你甚至可以让人工智能平台代劳：“依据本次聊天的结果，为一位营销文案撰写人员编写一套自定义指令，指令需涵盖我在本次对话中给出的所有反馈意见。” )
3、编写定制指令
核心在于你为助手撰写的指导说明。它明确了助手的身份、目标、任务，以及你希望它如何开展工作。
用第二人称来撰写这些指令(例如“你将做这件事”)，并为助手设定一个清晰的角色定位。 比如：“你是一位注重细节的数据分析师，为一位对错误零容忍的严苛老板工作”，或者“你是一位风格略带幽默的编辑，擅长从公司博客的投稿人那里挖掘出独特之处”。
同时，明确你希望助手生成的输出类型，例如：“你负责清理数据集并以CSV表格形式返回结果；你要以要点的形式提供关于研究方法的建议”。为你的AI助手设定目标和KPI，比如：“你的目标是找出节约成本的方法”，或者“你希望从每篇内容中获取最多的潜在销售线索”。此外，通过提供关于语气的指导，明确你希望助手回应时的语气风格。
根据平台的不同，你可能在指令中可以使用的字符数量上有上限，因此高效表达至关重要——而撰写出色指令的最好方法通常是向非定制AI求助。
(“你是一位人工智能顾问兼提示词工程师，正在帮助一位销售专业人士打造一个定制化的AI工具，用于撰写销售提案、跟进邮件和谈话要点。请为AI起草一份定制指令……”)
4、提供知识或背景文件
当你为定制助手提供参考文件时，它们会变得更强大。例如，我为支持一个复杂的技术项目而创建的虚拟项目经理，背后有我们的原型图以及一些文件作为支撑，这些文件提供了关于项目愿景和路线图的背景信息，还有一些详细的技术信息。
让AI助手开始工作
你的AI助手不会一开始就完美无缺；在你持续得到好的结果之前，你可能需要尝试一些不同的指令，更新它的指令，并为它提供更多的背景文件。对于它做错的地方、你希望它改进的方向，以及它做得正确的地方，都要给予大量反馈，并添加可能有用的额外文件作为示例或背景信息。一旦你发现了哪些因素提高了它的性能，就修改助手的核心指令——你甚至可以让它根据会话的情况自己修改指令。
在稳步提高AI助手的准确性和有效性方面进行投入，将会在节省时间和提高回复质量方面带来巨大回报。当你通过一次性会话使用人工智能时，你可能会多次回顾并在对话线程中添加内容，以便利用你提供给它的知识。但你可能会发现，如果对话线程足够长，平台就会开始 “忘记” 你已经告诉它的事情，或者给你发出警告。但是当你有一个已经加载了你的文件和指令的自定义助手时，你可以为每个工作会话开启一个新的对话线程。
一旦你拥有了一个高效的、支持你工作的自定义AI助手，你花在纠结指令上的时间就会减少，而花在利用AI完成核心任务上的时间则会增多。
以下是一份针对主流AI应用平台的使用测评：
制图：《哈佛商业评论》中文版
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